Трелло или Джира: выбор сервиса для управления командой

Среди всего многообразия сервисов управления проектами эта парочка лидирует. Узнали у нашего менеджера проектов Кирилла, какой из них лучше подойдет для вашей команды.

В чем сходства?

Оба предназначены для гибкого управления командами.
Есть бесплатные тарифы с ограничением численности команд и количества расширений.
Интерфейс позволяет легко отслеживать работу проектной команды.
Обеспечивают удобную коммуникацию внутри команды.
Приложения и для Android, и для IOS.
И там и там есть возможности для интеграций с другими сервисами.

Для каких задач Трелло?

Выделили по меньшей мере три категории задач, для которых в Меркури используется Трелло.

Персональный таск-трекер

Менеджеры в Меркури часто используют сервис в качестве современного ежедневника. В карточки удобно записывать идеи и ставить задачи на неделю. Канбан позволяет визуализировать стадии выполнения задач, а благодаря расширению «Календарь» можно управлять нагрузкой в рамках недельного и месячного циклов.

Управление небольшими проектами

Трелло — идеальный инструмент для организации работы малочисленной команды над простыми проектами, не требующими автоматизации и отчетности. Простой интерфейс и гибкость сервиса позволяют сделать процесс работы прозрачным.

Менеджмент процессов в компании

Пользовательский интерфейс продукта дает возможность настроить Трелло под задачи отделов маркетинга, дизайна, внешнего консалтинга и службы поддержки. Здесь также обычно не требуется автоматизация и отчетность. Для комфортной работы достаточно общей визуализации рабочих процессов.

В целом продукт предлагает пользователям гибкое решение для управления бизнес-проектами из разных сфер, например: в маркетинге, образовании, дизайне, инжиниринге и других. Для этого сервис предоставляет возможность использовать расширения (Power-Ups), которые вместе с интерфейсом Трелло образуют удобную платформу для управления проектами.

В бесплатной версии доступно только одно расширение на выбор. Для маленьких команд с небольшим пулом задач и ограниченным количеством ролей этого вполне достаточно.

С Трелло мы используем Батлер. Этот бот помогает автоматизировать работу и создать свой воркфлоу. Ему можно делегировать задачи, где одни и те же действия часто повторяются. Это сильно экономит время в проектах.

Трелло — систематизированный набор заметок, где пользовательский интерфейс адаптирован для работы небольших диджитал-команд без сложных технических процессов. Подойдет для тех, кто хочет начать работать быстро. Пользовательский интерфейс осваивается меньше чем за один рабочий день, а платная версия продукта дает доступ к расширениям, которые позволяют тонко настроить работу кросс-функциональной проектной команды и адаптировать инструмент под бизнес-задачи из разных сфер.

Для каких задач Джира?

Все возможные категории проектов, которыми лучше управлять в Джира, мы объединили в одну.

Сложные технические проекты

Сервис менее удобен в плане пользовательского интерфейса по сравнению с Трелло. Работа в системе накладывает много оверхеда — обязательных действий, которые не решают главную задачу, и необходимы, чтобы просто работать в Джире.

Помимо этого, продукт сложнее настраивать. Если в Трелло за час можно организовать работу с нуля, то в Джире так не получится. Менеджеру потребуется время, чтобы сначала настроить рабочее пространство под задачи проекта, а затем объяснить логику работы команде.

Сложность работы в Джире объясняется детально продуманным функционалом сервиса, который позволяет управлять сложными многоролевыми проектами, в которых важна автоматизация и отчетность.

Вот какие возможности предоставляет пользователям Джира:

система нумерует задачи и позволяет формировать подробную отчетность по тикетам — структурным единицам в Джира, как карточки в Трелло;
описание задачи внутри тикета может быть в разы объемнее, чем в Трелло и помещаться на нескольких страницах;
в продукте можно ограничить воркфлоу проекта и настроить бизнес-процесс под цели команды;
Джира автоматически проверяет входные данные и подсказывает пользователю, каким будет его следующее действие;
сервис предоставляет подробную отчетность: можно создавать диаграммы Burndown и дорожные карты по типу диаграммы Ганта, отслеживать релизы и выгружать отчеты о спринтах.

Также отдельного упоминания достоин язык программирования Джира — JQL. Он позволяет настраивать специальные фильтры для тикетов в проекте. С помощью него менеджер команды разработчиков за пару кликов найдет количество критических багов, которые произошли в проекте за последние три месяца, и сделает необходимые выводы.

И самое главное: весь набор стандартных инструментов доступен начиная с бесплатной версии продукта. В платной подписке увеличивается доступный размер облачного хранилища, расширяется функционал и появляется возможность добавлять сторонние приложения из официального магазина.

В работе над IT-проектами мы интегрируем Джира со сторонними сервисами. Чаще всего используем Гитлаб, Слэк, Дженкинс и Зендеск.

Джира больше приспособлена для масштабных технических проектов с множеством ролей. В отличии от ближайшего родственника, здесь можно автоматизировать рабочий процесс, просматривать подробную отчетность с графиками и диаграммами, управлять ошибками. В Джира есть выбор между локальным и облачным хостингом, что полезно для компаний, работающих на собственных серверах.

По сути, Джира — база данных. Продукт создавался для больших команд и сложных проектов. Для комфортной работы в инструменте потребуется много времени на настройку и создание подходящего воркфлоу.

Преимущества и недостатки

Ценообразование

Чаще всего Джира приобретают компании с численностью сотрудников от 100 до 500 человек, а Трелло используют в работе небольшие команды. Поэтому, подписка на Джира начинается от 10$ за 10 пользователей, а в Трелло — от 10$ за одного члена команды. Разработчик этих продуктов стремится заработать, создавая одинаковую ценность для тех и других.

Что выбрать?

Вам нужна Джира, если...

...ваша команда из нескольких десятков человек работает над сложным техническим проектом: вы пишите софт для нового робота-пылесоса или приложение для беременных.

А может вы менеджер проектов в крупной компании и ищите систему для многоролевого проекта, где много разработчиков, инженеров, тестировщиков и аналитиков, и вы хотите объединить их в одной прозрачной системе для управления всеми задачами.

Вам нужен Трелло, если...

…вам требуется за короткий срок организовать работу небольшой команды. Возможно, вы настраиваете рекламу для бизнеса, запускаете новый продукт, организуете мероприятие или открываете небольшой бизнес.

А еще Трелло помогает организовать себя: мы часто используем сервис как продвинутый инструмент селф-менеджмента — нам по душе его гибкость и простота.

Вместо вывода

Выбор подходящего инструмента всегда зависит от цели. У некоторых возникает соблазн выбрать сервис с наибольшим функционалом, рассчитывая на лучшие результаты. Но самое главное не переусердствовать и не начать внедрять сложный инструмент для решения простых задач.

Сложный функционал нужен только в том случае, когда затраты на его внедрение в рабочий процесс ниже, чем потери от его отсутствия. На собственном опыте: чем проще решение, тем выше результативность.